Stai pensando di organizzare una festa, unica ed esclusiva che lasci tutti senza fiato?
Ha le idee e non sai come metterle in pratica? Allora segui questo semplice vademecum con le regole fondamentali per realizzare un perfetto party.
Le tecniche per affinare l’organizzazione che segue i vari step, sono poche ma efficaci, il tutto studiato per avere una buona riuscita sull’intero evento, e far sì che anche gli ospiti siano contenti e soddisfatti. La parola d’ordine è stupire!
Creare una festa diverte ed emozionante non è sempre facile, spesso si rischia di badare troppo al lato estetico e dimenticarsi il lato funzionale delle cose; centrare l’obiettivo è la base su cui costruire tutto l’iter progettuale, da cui poi partire per studiare le prossime mosse.
Per approfondire l’argomento, leggi anche i nostri articoli precedenti per organizzare al meglio una festa.
Le regole d’oro su come organizzare una festa
Il giorno e la data: è una buona abitudine consultare il calendario, nel caso in cui la data prescelta coincida con una festività particolare, inconveniente che potrebbe portare poca gente alla tua festa. Cerca di scartare i giorni dal Lunedì al Giovedì, e sposta tutto nel fine settimana per andare incontro alle esigenze degli altri che lavorano e hanno orari davvero selettivi. E’ vero che la festa è tua, ma cerca di conciliare i tempi di tutti.
La lista degli invitati: è utile in ogni situazione perché permette di avere un numero preciso di persone in modo da soddisfare le richieste di tutti, e provvedere ai loro bisogni, stabilire anche la quantità di cibarie e quant’altro da distribuire a testa. Inoltre è fondamentale per capire la capienza in sala.
Tipologia di festa: il tuo Party deve essere ben chiaro. E inoltre non pretendere un tipo di vestiario particolare, anche se sarebbe carino rispettare l'idea originaria.
Orari di inizio e fine: adotta orari rispettosi per non incappare in situazioni poco piacevoli. Parla con i tuoi vicini e specifica gli orari di fine festa in modo che possono tollerare la presenza degli ospiti, la musica (entro un certo orario) e i giochi dei bambini (meglio se si dispone di animazione)
Organizza lo staff: ricordati che non puoi far tutto da sola/o, affidati ad un piccolo team di collaboratori, magari amici e familiari che possano aiutarti nell’assistenza. E’ un lavoro di gruppo ed è bene distribuire i ruoli e le responsabilità.
Comunicazioni: oltre ai potenti mezzi tecnologici, tra social e mail, invita il tuo pubblico con un simpatico invito magari cartaceo, realizzando delle brochures inerenti alla tua festa. Con un semplice programma grafico puoi divertirti ma pensa a chi leggerà il tuo invito, quindi scrive bene e in modo chiaro. Per chi non ha dimestichezza, è meglio andare da in tipografo o grafico.
Buffet: sei sicura di aver provveduto a tutto? Non scordare di girare per i tavoli e controllare se sono finiti gli stuzzichi e le bevande, anche per evitare spiacevoli sorprese. Distribuisci piatti, bicchieri e tovaglioli coordinati per Party, per non lasciare gli ospiti a mani e bocche vuote …
Musica: tutto è concesso nel rispetto degli altri; regola il volume in base agli orari di apertura e chiusura del tuo Party. Se stai pensando al karaoke per divertire i tuoi ospiti, decidi un orario comodo che non oltrepassi le 22.00 (orario accettabile) se invece inviti un gruppo musicale, un coro, un trio o altri generi, sarebbe carino stabilire una scaletta con gli orari di esibizione, anche per ricevere più attenzioni da parte del pubblico.
La tua presenza: ultimo punto ma fondamentale; non estraniarti dall’intera vicenda ma sii cordiale con tutti, passa per i tavoli e nelle sale per scambiare due parole con i tuoi invitati.
È un lavoro impegnativo, ma che ti appagherà in termini di soddisfazione personale.
